راه کارهای اثربخشی بیشتر | آکادمی ارمغان
محسن بلنج

راه کارهای اثربخشی بیشتر | آکادمی ارمغان

احسان رفیعی 1399/02/15 37

برای یک امتحان ساعت‌ها و روزها درس خوانده‌اید، اما دوستتان که از شما وقت کمتری برای درس خواندن گذاشته، نتیجه‌اش شگفت زده‌تان می‌کند. ممکن است خیال کنید: «او حتماً ‌از من باهوش تره. مگه میشه؟ من این همه ساعت‌های طولانی درس خوندم. چرا نتیجه کمتری گرفتم؟»

یک دلیل مهم می‌تواند این باشد که «او هوشمندانه درس خوانده» و شما قفط «زیاد درس خوانده‌اید.»

قبلاً می‌گفتند باید سخت کار کنید؛ الان اما مفهوم بهتری جایگزین آن شده است: هوشمندانه کار کنید!

هوشمندانه کار کردن به معنای «موثرتر بودن» است. مثل این است که یک ماشین با چرخ های «مربع شکل» حرکت کند و ماشینی دیگر با چرخ های «دایره شکل».

سخت کار کردن برای موفقیت لازم است، اما کافی نیست. شاخصه «کفایت» موقعی به آن اضافه می‌شود که همراه با استراتژی، هدف و برنامه ریزی باشد.

 در زندگی افراد موفق می‌بینیم که اکثر موفق‌ها، سخت کوش اند، اما آنها در کنار سخت کوشی، کار هوشمندانه می‌کنند.

اگر شما هم می‌خواهید یک انسان «موفق پیشتاز» باشید، باید بتوانید هوشمندانه کار کنید. نکات زیر را به خاطر بسپارید. این نکات را نشریه مشهور فوربس پیشنهاد کرده است.

 چرا «فقط زیاد کار کردن» نمی‌تواند باعث موفقیت شود؟

 بیل گیتس می‌گوید:

 «من همیشه سخت‌ترین کارها را به تنبل‌ترین اشخاص می‌دهم، زیرا آن‌ها آسان‌ترین راه را برای انجام آن پیدا می‌کردند.»

 

آیا منظور بیل گیتس واقعاً تنبل‌ها و اهمال کارها هستند؟

بدون شک خیر. منظور او کسانی هستند که «هوشمندانه» کار می‌کنند. این یک جمله بسیار عالی در مورد هوشمندانه کار کردن است. او کار هوشمندانه را به کار سخت ترجیح می‌داد.

حالا چرا باید «هوشمندنه کار کنید» به جای اینکه «سخت کار کنید»؟

سخت کار کردن لزوماً به نتایج بهتر منجر نمیشه!

 صرفاً سخت کار کردن هیچ رابطه‌ای با نتیجه عالی ندارد. فرض کنید 200 ساعت روی نوشتن یک کتاب وقت بگذارید، اما کتاب شما آنقدر بد باشد که هیچکس آن را نخرد و هیچ کاربردی هم نداشته باشد. انگار هیچ کاری نکرده‌اید.

 سخت کار کردن لزوماً به معنای کارآمد بودن نیست

 سخت کار کردن لزوماً به معنای کارآمد بودن نیست. این هوشمندانه کار کردن است که کارآمدی به همراه دارد.

فرض کنید شما و علی هر دو باید یک کار را به بهترین شکل انجام دهید. شما با توجه به مهارتی که از قبل به دست آورده‌اید، این کار را در یک ساعت انجام می‌دهید. علی اما با تلاش فراوان (چون هنوز مهارتش را ندارد) در سه ساعت.

کدام یک از شما کارآمدترید؟ کدام موثرترید؟

سخت کار کردن، اجازه خلاقیت و نوآوری نمی دهد

 ما نسل کنونی،‌ الکی ذهنمان را شلوغ کرده‌ایم. الکی زیاد کار می‌کنیم و به سخت کارکردن و عرق ریختن افتخار می‌کنیم. اگرچه کار زیاد واقعاً افتخارآمیز است (شاید بد نباشد بدانید در ژاپن، مردن بر اثر کار زیاد به شدت ارزشمند است و «کاروشی» نام دارد.) اما وقتی می‌توانیم هوشمندانه کار کنیم، چرا نکنیم؟

 

سخت کار کردن روی نوآوری و خلاقیت نه تنها تأثیر مثبتی ندارد بلکه آن را از بین می‌برد و اجازه شکوفا شدن خلاقیت را نمی‌دهد. نوآوری و خلاقیت باعث پیدایش ایده‌های جدید و یاد گرفتن موضوع‌های جدید در زندگی خواهد شد.

چند راه خوب برای اینکه هوشمندانه کار کنید

 در اینجا چند راه خوب از «فوربس» آورده‌ایم که می‌توانید یاد بگیرید و هوشمندانه‌تر کار کنید

 اولویت بندی کنید، اولویت پایین‌ها را واگذار کنید

 بعد از اولویت بندی کارها، آن پایین‌های لیست را به افراد دیگر برون سپاری کنید. بعضی کارها هم اولویت پایینی دارند و هم زمان زیادی می‌برند. در نتیجه اثربخشی و کارایی شما را پایین می‌آورد. آن‌ها را برون سپاری کنید.

مثلاً فرض کنید شما یک مشاور بیمه  هستید. برای برندسازی ضروری است سایتی خوب داشته باشید؛ اما وقتتان محدود است؛ بنابراین برای مقاله نوشتن در سایتتان، کسی که در این رشته دستی بر آتش دارد را استخدام می‌کنید و به ازای انتشار مقالات خوب در سایت، با او قرارداد می‌بندید. به این ترتیب به جای نوشتن مقالات کاربردی، وقتتان را تنها بر تأیید این مقالات می‌گذارید.

مدیریت سایت بر عهده کسی دیگر است اما منافعش برای شما.

 جلسات را سریع‌تر پیش ببرید

 اگر کسب و کار یا شرکت دارید، جلسات هفتگی به خوبی می‌تواند بر اثربخشی شرکت و افراد تأثیر مثبت بگذارد؛ اما طولانی شدن و تعدد این جلسات برعکس عمل می‌کند.

جلسات را تا 30 دقیقه محدود کنید. جلسات طولانی، خسته‌کننده یا بی‌ربط اثر که ندارد هیچ، وقت و انرژی کارکنان را هم می‌گیرد.

 

 افرادی باهوش‌تر از خودتان را استخدام کنید

افرادی که باهوش‌تر از شما هستند در جاها و پست‌های خاصی که نیاز دارید بر روی آن تمرکز کنید را استخدام کنید، به خصوص آن جاهایی که می‌دانید در آن‌ها ضعیف هستید. وقتی در کسب و کار خودتان همه کارها (اعم از مدیریت، مدیر روابط عمومی، پاسخگو، حسابدار و غیر) برعهده بگیرید، نمی‌توانید هیچکدام را به بهترین شکل انجام دهید. بازهم تاکید می‌کنیم برون سپاری را از یاد نبرید.

نکته: برون سپاری در مراحل اولیه راه اندازی کار خوب نیست. چون احتمالاً سرمایه کافی برای این کار ندارید؛ اما با رشد کسب و کار، به راحتی می‌توانید خودتان نقش ناظر بیرونی داشته باشید و کارها را به افراد مورد اعتماد واگذار کنید.

 عادات خوب ایجاد کنید

 ارسطو می‌گوید: «ما همان چیزی هستیم که مکرراً انجام می‌دهیم».

ایجاد عادات، آسان است، اما مداومت می‌خواهد.

اگر می‌خواهید هوشمندانه کار کنید، راز آن این است: عادت بد را حذف و عادات خوب و پایدار را جایگزین کنید.

یک قاعده خوب این است که خودتان را وادار کنید که هر روز یک عمل مثبت انجام دهید. اجازه ندهید زمان، شما را کنترل کند، به جای آن که شما زمان را به سیطره خود درآورید.

در یک زمان روی یک چیز تمرکز کنید

 کارهای زیاد انجام دادن به صورت همزمان کارایی شما را کم می‌کند. حقیقت این است که اگر در یک زمان تنها یک کار را انجام دهید، شما «بیشتر از یک نفر» خواهید شد. روز خود بروی نمودار بیاورید. اولویت بندی را انجام دهید و روی مهم‌ترین وظیفه تمرکز کنید.

قانون 90 دقیقه را اجرا کنید

 در ادامه روش بالایی، یک قانون خوب به نام قانون 90 دقیقه را اجرا کنید.

بدن وذهن ما از یک چرخه روزانه تبعیت می‌کند که به آن ریتم شبانه روزی می‌گوییم. تغییرات فیزیکی، ذهنی و رفتاری وجود دارد که از چرخه ناهمگون 24 ساعته تأثیر می‌پذیرند. این تغییرات اساساً در پاسخ به روشنایی و تاریکی موجود در محیط زیست به وجود می‌آید.

 ریتم مشابه ی برای الگوی خواب هم وجود دارد که پیرو ریتم طبیعت است. ما هر 90 دقیقه مراحل چرخه خواب عمیقمان تغییر می‌کند. به این گونه که ابتدا خواب سبک، سپس رؤیایی و خواب آرامی که همراه با حرکات سریع چشم است ایجاد می‌شود.

با توجه به تحقیقات در رابطه با کارایی متوجه می‌شویم که به طور مداوم و بی‌وقفه کار کردن برای 8 ساعت بر خلاف سیستم طراحی شده بدن ما است. چرخه بدن ما با ریتم اولترادیان (سیکل خواب که متشکل از 5-6 چرخه است) مطابق است؛ به عبارت دیگر، مغز می‌تواند به مدت 90 تا 120 دقیقه بر موضوعی تمرکز کند و بعد از آن به استراحت نیاز دارد.

موضوعات بیان شده دلیل این پیشنهاد را بیان می‌کنند که روز کاری خودتان را به قسمت‌های 90 دقیقه‌ای تقسیم کنید. این تغییرات شما را در شرایط و موقعیتی قرار می‌دهد تا بیشترین کارایی را کسب کنید.

سرعتتان را پایین بیاورید

 شاید از آن دسته افراد هستید که فکر می‌کنید سرعت کار کردن پایین یعنی کارایی کم؛ اما نه. کند کردن سرعت کارها و در عوض بهبود کیفیت انجامشان، به شما کمک می‌کند تا روش‌های کارآمدتر برای عملکرد را پیدا کنید. تنها پنج دقیقه فکر کردن قبل از این که کاری انجام دهید به شما کمک خواهد کرد که اثرات کارتان را درست مثل یک دومینو تا انتها مشاهده کنید.

زمان بیولوژیکی بدن خود را پیدا کنید

 زمان بیولوژیکی زمانی است که ذهن شما به صورت خودکار روی آن متمرکز می‌شود. در این زمان شما بیشترین بازدهی را دارید. ممکن است برای بعضی افراد این زمان ساعات ابتدایی روز باشد و برای عده‌ای دیگر این زمان از ساعات اولیه شب شروع ‌شود؛ بنابراین به عنوان اولین قدم این زمان را پیدا کنید و برنامه‌ریزی خود را بر اساس آن انجام دهید.

ببینید چقدر زمان هدر می‌دهید

 من نرم افزار کوالیتی تایم را روی گوشی هوشمندم نصب کردم.

بعد از دو سه روز امتحان کردن، باورم نمی‌شد که این همه وقت در شبکه‌های اجتماعی تلف کنم. نهایتاً حدس می‌زدم روانه یک ساعت وقتم را پای این چیزها هدر می‌دهم؛ اما دیدم روزانه دستکم 4 ساعت وقتم را تلف می‌کنم. اینترنت را به جز در زمان‌های ضروری خاموش کنید و بدانید که هیچ چیزی از دست نمی‌دهید.

آگاه شدن به اینکه چقدر از زمانتان به هدر می‌رود می‌تواند کمک می‌کند هوشمندانه‌تر کار کنید.

شب قبل برنامه ریزی کنید

 برنامه ریزی در شب قبل کمک می‌کند تا از حداکثر وقتتان استفاده کنید.

وقتی برنامه مخصوص و مشخصی تهیه می‌کنید، رفتار‌ها و عملکردتان به اجرای برنامه تمایل پیدا می‌کنند. این تصور که شما تنها می‌توانید به برنامه فکر کنید و هرگز اجرایی نمی‌شوند را از خودتان دور کنید.

خبر نبینید، گوش ندهید و پیگیری نکنید

ما در دنیای پر از اتفاقات گوناگون (و بالای 90 درصد تلخ) زندگی می‌کنیم. ابزارهای مختلف ما را با اخبار بمباران می‌کنند. شاید باورتان نشود اما نسبت خبرهای خوب به بد 17 به یک است.

ضمن اینکه همین الان اگر به سرخط خبرهای یک خبرگزاری به صورت تصادفی مراجعه کنید می‌بینید که شما روی هیچکدام از این خبرها نه تسلطی دارید نه توانایی تغییرش را. شما فقط می‌توانید خودتان را به فردی بهتر تبدیل کنید؛ بنابراین این همه وقت روی چک کردن همه خبرهای بیهوده نگذارید. به جای بررسی اخبار، می‌توانید به باشگاه ورزشی بروید، به قوی کردن یکی از مهارت‌هایتان بپردازید یا کتابی بخوانید که برای بیشتر شدن کارایی و اثربخشی‌تان به شما الهام می‌دهد.

تفریح کنید و بخندید

 برای اینکه هوشمندانه کار کنید گاهی کارها را کنار بگذارید، بخندید، فیلم طنز ببینید یا تفریح کنید.

اگرچه استفاده از موبایل چندان خوب نیست اما می‌توانید مدت زمان معقولی را صرف دیدن محتوای خوب کنید. مثلاً به جای دیدن اخبار، کلیپ خنده دار شاد ببینید. اگر دوست ندارید، به جای آن می‌توانید فیلم آموزشی نگاه کنید.

 وسایل غیرضروری را حذف کنید

 دانشمندان در دانشگاه پرینستون در رابطه با تأثیر به هم ریختگی بر میزان کاریی تحقیق کردند. آن‌ها متوجه شدند که به هم ریختگی خیلی زیاد باعث می‌شود فعالیت مغز کمتر بشود. مغز شما بیش از اندازه با بی نظمی‌ها گیج خواهد شد و این موضوع مانع توانایی شما برای انجام کار‌های بیشتر می‌شود.

چند بار تاکنون مجبور شده‌اید کارتان را متوقف کنید تا به دنبال ابزاری که به آن نیاز دارید بگردید؟ زمانی که وسیله مورد نظرتان را پیداکردید چقدر طول کشید تا دوباره به کارتان برگردید و تمرکز کنید.

محل کارتان را تمیز و مرتب نگه دارید. همیشه وسایل را به جایی که به آن‌ها تعلق دارد برگردانید. علاوه بر محیط اطراف، باید با بی نظمی ذهنی هم مبارزه کنید. همانطور که گفتیم، لیست کارهای فردا را شب قبل تهیه کنید.

 و نکته آخر

 سخت کار کردن پاداش خوبی برای شما در پی دارد. هوشمندانه کار کردن پاداشی عالی. وقتی هم سخت کار کنید و هم هوشمندانه، دیگر هیچ چیز جلودارتان نخواهد بود...